Kalender und Erinnerungen zusammen auf dem iPhone-Sperrbildschirm

Der Unterschied zwischen Kalender und Erinnerungen: warum Apple zwei Apps hat

Ein Termin belegt Zeit. Er hat einen Anfang, ein Ende und meistens einen Ort, und wenn er einmal feststeht, kannst du kaum mehr tun, als hinzugehen. Eine Aufgabe hat nichts davon. An ihr hängt eine Entscheidung und höchstens ein Datum, bis zu dem sie fallen muss. Aufgeschrieben sehen sich beide ähnlich, im Alltag verhalten sie sich völlig verschieden. Deshalb wurde schon oft versucht, sie in einer einzigen Liste zusammenzuführen, und herausgekommen ist meistens etwas, das schlechter funktioniert als jede der beiden Apps für sich.

Der Sperrbildschirm übernimmt diese Trennung. Du kannst ein Kalender-Widget und ein Erinnerungen-Widget hinzufügen, und jedes bekommt seinen eigenen kleinen Platz, den das System vorgibt. Für den nächsten Termin und eine Aufgabe, die gerade ansteht, ist das wirklich praktisch. Sobald du aber sehen willst, was drumherum los ist, hilft es nicht mehr weiter, weil für diesen Zusammenhang schlicht kein Platz bleibt.

Kalender und Erinnerungen in einem Bild verbinden: mit weniger Quellen, als du denkst

Zuerst willst du wahrscheinlich jeden Kalender und jede Liste aufnehmen, sie gehören ja alle dir und wirken alle wichtig. In der Praxis wird der Sperrbildschirm mit ein oder zwei Kalendern und einer einzigen Erinnerungsliste viel besser als mit allen zusammen. Denn den Bildschirm liest du in einer Sekunde, und jede zusätzliche Zeile nimmt den anderen Platz weg.

Wähle in Calendarly ein Layout, das beides kombiniert, lege die Quellen fest und sieh es dir dann mit deinen echten Terminen und Aufgaben an statt mit den Beispielterminen. In dieser Vorschau fällt die eigentliche Entscheidung: Haben deine Termine lange Titel, braucht der Kalender die größere Hälfte. Haben deine Aufgaben ein Datum oder Notizen, auf die es ankommt, gehört die größere Hälfte den Erinnerungen. Zusammengeführt oder umgeschrieben wird dabei nichts, deine Einträge bleiben in Kalender und Erinnerungen genauso, wie sie sind.

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   Die Kalender wählen, die bestimmen, wo du sein musst

   Meist sind das Arbeit und Privates. Abonnierte Kalender mit Feiertagen oder Spielplänen sind ihren Platz hier fast nie wert.

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   Eine einzige Erinnerungsliste wählen

   Etwa „Heute“, „Arbeit“ oder „Besorgungen“. Eine ungefilterte Sammelliste mischt den Papierkram der nächsten Woche mit der Entscheidung, die heute Morgen ansteht.

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   Die sichtbaren Einträge begrenzen

   Vier oder fünf Erinnerungen reichen völlig. Der Sperrbildschirm zeigt deinen Plan für heute. Für alles andere, was noch offen ist, gibt es die App.

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   Die Aktualisierung am Morgen einrichten

   Ein Durchlauf, bevor dein Tag beginnt, genügt. Tippe auf „Als Hintergrundbild“, dann führt dich Calendarly durch die Automation in Kurzbefehle. Das dauert etwa zwei Minuten.

Was passiert, wenn du eine Erinnerung abhakst

Hakst du eine Erinnerung in der App „Erinnerungen“ ab, ist sie dort sofort erledigt. Das Hintergrundbild zeigt sie trotzdem weiter, denn es ist ein Bild, das vorher entstanden ist. Sie verschwindet erst, wenn das Bild neu gezeichnet wird: nach Zeitplan oder wenn du den Kurzbefehl von Hand startest.

Für die meisten ist diese Verzögerung kein Problem, manchmal ist sie sogar angenehm: Eine erledigte Aufgabe, die bis zum Abend sichtbar bleibt, erinnert dich still daran, was du heute geschafft hast. Stört es dich, behalte zusätzlich ein Erinnerungen-Widget. Mit interaktiven Widgets hakst du eine Erinnerung direkt auf dem Sperrbildschirm ab, und die Änderung ist sofort zu sehen. Das Widget übernimmt das Tippen, das Hintergrundbild den Überblick, und keins von beiden muss das andere ersetzen.

Das Hintergrundbild weiß nicht, was du erledigt hast. Es zeigt den Stand von dem Moment, in dem es erstellt wurde. Starte den Kurzbefehl „Update Calendarly Wallpaper“ von Hand, wenn der Bildschirm sofort auf dem neuesten Stand sein soll.

Termine und Aufgaben übersichtlich halten

• Erinnerungen als Tätigkeit schreiben

  „Folien schicken“ kannst du in zehn Sekunden angehen. „Folien fürs Meeting am Freitag“ ist nur eine Beschriftung, die du jedes Mal erst im Kopf übersetzen musst.

• Termine nicht doppelt als Aufgaben anlegen

  Steht etwas schon mit Uhrzeit im Kalender, braucht es keine zusätzliche Erinnerung. Nichts füllt ein kombiniertes Layout so schnell mit Überflüssigem wie doppelte Einträge.

• Erledigtes gehen lassen

  Hake Dinge ab oder räume sie weg, statt sie als Verlauf mitzuschleppen. Eine Liste, die nur wächst, liest irgendwann niemand mehr.

• Die Aktualisierung an deinen Rhythmus anpassen

  Ein Durchlauf am Morgen passt zu einem Tag, an dem sich wenig ändert. Eine zweite Uhrzeit am Nachmittag lohnt sich nur, wenn sich Meetings und Aufgaben wirklich ständig verschieben.